Создание базы знаний — важная задача для любой команды, стремящейся повысить продуктивность и улучшить обмен информацией. Битрикс24 предлагает инструменты, позволяющие создавать базу знаний для использования ее в компании. 

Основные моменты по составлению: 

1. Определение целей и задач базы знаний 

Прежде чем начать создание, важно определить цели:

•  Для чего планируется создать? (например, облегчить поиск данных)
•  Какую информацию нужно сохранить?
•  Кто будет пользоваться базой знаний?

2. Создание структуры базы знаний
Для удобства пользователей необходимо продумать структуру базы знаний:
Группы и категории: разделите информацию на категории для легкого поиска. Например, «Бухгалтерия», «Разработка», «Проекты».

Как сделать базу знаний:
Для создания базы знаний перейдите в меню Сотрудники - База знаний (или через глобальный поиск) – далее Создать. Дополнительно настройте права доступа при необходимости. 

Возможность дополнительной фильтрации позволяет быстро найти нужную информацию. 

3. Использование документов, Wiki(база знаний в группе), файловое хранилище. 

Битрикс24 позволяет создавать и хранить документы, что является ключевым элементом базы знаний:
Документы: Воспользуйтесь функцией «Документы» для хранения различных файлов и регламентов. Регулируйте права доступа к ним. 

Как найти документы:
В левом меню выберите пункт меню Документы (или через поиск). В открывшемся окне можно как создать документы, так и просмотреть текущие, к которым у сотрудника есть доступ. 

А выбор способа работы с документами позволяет настроить привычный инструмент: 

Дополнительно подсвечивается ссылка, где более подробно рассказывается о работе. 

Wiki: Создайте страницы для организации информации в формате статей. Это позволяет легко редактировать и обновлять контент, а также добавлять ссылки между статьями для лучшей навигации. 

Для этого:
Перейдите в нужную группу и выберите пункт База знаний. 

Вики в Битрикс24 — это инструмент для создания и хранения информации. Он позволяет создавать страницы с текстом, изображениями и ссылками, которые легко редактировать и обновлять. Вики подходит для создания справочников, инструкций и других документов, которые требуют регулярного обновления. Таким образом, в рамках определенных групп храните только ту информацию, которая к ней относится. Можно загрузить свой шаблон из маркета. 

Организация файлового хранилища
Файловое хранилище в Битрикс24 позволяет централизованно хранить все документы команды. Создавайте папки, устанавливайте права доступа и делитесь файлами с коллегами. Это упрощает поиск нужной информации и обеспечивает безопасность данных. 

Чтобы перейти к документам на диске:
левое меню Диск (или через глобальный поиск). Выкладывайте файлы на личный или общий диск. 

4. Интеграция с задачами и проектами 

Свяжите базу знаний с задачами и проектами.
Шаблоны задач: Создавайте шаблоны задач, ссылаясь на документы из базы знаний, чтобы обеспечить единообразие и повысить качество работы. 

Обратная связь: Используйте возможность комментирования, чтобы получать отзывы от сотрудников о содержании информации и вносите улучшения. 

Как сделать шаблон задач:
Перейдите в блок Задачи и Проекты – Список всех шаблонов. 

Далее перейдите непосредственно к созданию шаблона по кнопке Создать

В открывшемся окне внесите необходимую информацию.

В дальнейшем, если потребуется создать задачу из шаблонов вручную, выберите необходимый шаблон: 

Задачи и проекты в Битрикс24 помогают структурировать работу команды и отслеживать прогресс. Создавайте задачи, назначайте ответственных, устанавливайте сроки выполнения и используйте другой функционал корпоративного портала. Это позволяет не только управлять текущими проектами, но и сохранять историю выполненных работ для последующего анализа и обучения. 

5. Обучение и развитие 

Регулярное обучение сотрудников — важная составляющая успешного управления знаниями. 

Вебинары и тренинги: проводите регулярные тренинги, используя материалы из базы знаний.
Доступ к обучающим материалам: Создайте раздел с обучающими видео и статьями, чтобы новички могли быстро адаптироваться. 

6. Мониторинг и обновление информации 

Регулярно проверяйте и обновляйте информацию в базе знаний. 

Контроль версий: Битрикс24 позволяет отслеживать изменения в документах, что помогает поддерживать актуальность информации. 

Где посмотреть:
при хранении документов на диске выберите в меню пункт История изменений:

В открывшемся окне можно увидеть кто изменял, когда и другие аспекты: 

Автоматические напоминания: установите напоминания для периодической проверки контента и удаления устаревших данных.

Например, с помощью календаря:
Создайте себе событие (или повторяющееся события) по периодической проверке текста. Конечно, можно продумать более сложную автоматизацию, но и с описанным вариантом забыть об актуализации не получится. 

7. Поиск и доступность информации

Повторим еще раз - убедитесь, что информация легко доступна.
Поиск: Используйте встроенные функции поиска, чтобы пользователи могли быстро находить нужные материалы.
Доступ: Настраивайте права доступа, чтобы обеспечить безопасность и конфиденциальность информации.

 
8. Вовлечение команды

Поощряйте сотрудников участвовать в создании и поддержке базы знаний.
Система вознаграждений: вводите поощрения за вклад в базу знаний (например, написание статей или обновление информации).
Совместная работа: Используйте возможности совместной работы в реальном времени, чтобы сотрудники обсуждали и редактировали контент вместе (при наличии доступа). 

9. Внедрение CRM-системы 

CRM-система в Битрикс24 помогает управлять взаимодействием с клиентами и хранить всю информацию о них в одном месте. Это позволяет быстро находить нужные данные и улучшать качество обслуживания клиентов. 

10. Маркетплейс 

При наличии подписки в маркеплейс Битрикс24 можно найти специализированные приложения - базы знаний для последующего заполнения и работы с информацией.

На портале:
Выберите в меню пункт Маркет. Далее в открывшемся окне воспользуйтесь поиском 

Заключение 

Управление знаниями в Битрикс24 — это непрерывный процесс, требующий вовлеченности команды и регулярного обновления информации. Создание базы знаний позволит сотрудникам быстрее справляться с задачами, повысить продуктивность и сократить время на поиск нужной информации. Используя инструменты корпоративного портала Битрикс24, создавайте ресурс, который станет основой для обучения и развития специалистов компании. Начните внедрять эти решения уже сегодня и ощутите все преимущества организованного подхода к управлению знаниями. Чтобы узнать подробности по функционалу, обращайтесь в компанию Лаборатория защиты информации.