В современном бизнесе часто приходится сталкиваться с просьбами оплатить счета или провести закупку через личные сообщения в мессенджерах. Это кажется удобным, но, когда нужно найти историю через несколько дней, возникают трудности, особенно если документов много.
Наш клиент столкнулся с подобной проблемой и по итогу решил автоматизировать процесс согласования. Специалисты "Лаборатории защиты информации" предложили решение на базе бизнес-процессов в ленте Битрикс24, без использования средств программирования, что являлось одним из условий. 

Чтобы запустить процесс согласования, сотрудник выбирает в меню Лента — Процессы — Внутренние закупки. На основе проработанного сотрудником ЛЗИ задания были определены необходимые поля для заполнения. 

Если есть готовый счет, например, на оплату телефонии, заказчик просто прикрепляет его в поле "Файл счета". Если требуется закупить определенный товар, но нет информации по части полей (например, стоимость не известна), сотрудник заполняет соответствующее текстовое поле.

После заполнения и нажатия кнопки "Запустить", бизнес-процесс (БП) отправляется на согласование руководителю инициатора. Руководитель может отклонить или подтвердить запрос. При положительном решении БП поступает руководителю отдела закупок, который проверяет возможность реализации и назначает ответственного, который дополняет заявку, в т.ч. прикрепляет счет (при отсутствии). Все действия по процессу согласования счета отображаются на канбан-доске в элементе смарт-процесса "Согласование счетов" с определенными стадиями согласования. 

На одном из этапов непосредственно счет согласовывается руководством компании через Telegram. В зависимости от суммы счета, список согласующих лиц меняется. Под сообщением о согласовании в мессенджере есть кнопки "Согласовано", "Отклонить". Эти кнопки, а также кнопка На доработку также продублированы в смарт-процессе, откуда также можно рассмотреть счет. 

Если запрос оформляют руководители компании (или иные лица, определенные в рамках технического задания), дополнительного согласования не требуется, и счет сразу поступает в бухгалтерию на оплату.

Информация о согласовании дублируется в таймлайне смарт-процесса. 

Информация по всем закупкам доступна в разделе Лента - "Процессы" — “Каталог бизнес-процессов” - "Внутренние закупки". Это позволяет ответственным лицам оперативно контролировать общую ситуацию по внутренним закупкам.

На каждом этапе согласования закупок все участники получают уведомления о статусе процесса, будь то согласование, отклонение или результат поставки. 

Описанное решение упрощает процесс согласования внутренних закупок и делает его прозрачным и доступным для всех участников. Если вы хотите внедрить подобное решение, специалисты компании "Лаборатории защиты информации" готовы помочь автоматизировать процессы и повысить эффективность работы команды.