Управление ресурсами внутри компании — важная составляющая успешной работы. Особенно это касается переговорных комнат, которые служат площадками для встреч, совещаний, презентаций и обучения. В условиях удаленной работы и гибкого графика сотрудников важно иметь ясное представление о том, когда и какие помещения заняты. Битрикс24 позволяет легко организовать учет занятости переговорных без сложных автоматизаций. 

Проблемы при ручном учете

Ранее многие компании использовали простые способы планирования — записи в таблицах, сообщения в чатах или устные договоренности. Такой подход имел свои недостатки:

• Распыление информации: данные о занятости хранились в разных местах, что усложняло поиск свободного времени.
• Задержки в обновлении статуса: сотрудники забывали своевременно освобождать комнаты после использования.
• Двойные бронирования: без централизованного учета одна и та же комната могла быть забронирована на одно время несколькими сотрудниками.

Неправильные или устаревшие данные приводили к конфликтам:

• Трата времени на уточнения: постоянные переписки и звонки мешали сосредоточиться на рабочих задачах.
• Такие ситуации снижали удобство планирования и могли вызывать недоразумения внутри коллектива.

Битрикс24 предоставляет встроенный функционал для учета занятости переговорных комнат, что позволяет централизовать информацию и упростить планирование. 

Создание ресурсов
В разделе "Календарь" – “Занятость переговорных” – “Переговорные” можно добавить новые переговорные комнаты как отдельные ресурсы. 

Для каждой комнаты можно указать название, описание, вместимость, права. 

Планирование встреч

Используя встроенный календарь Битрикс24, сотрудники могут создавать события с привязкой к выбранной комнате. 

При создании встречи указывается дата, время и выбранная переговорная. 

Система автоматически блокирует выбранное время за этой комнатой, делая ее недоступной для других пользователей. 

Просмотр статуса 

В любой момент можно открыть календарь или список ресурсов и увидеть текущий статус каждой комнаты — свободна или занята. 

Это помогает быстро определить подходящее время для проведения встречи без лишних уточнений. 

Уведомления и напоминания 

Можно настроить автоматические напоминания о предстоящих встречах или необходимости освободить комнату после использования. 

Это помогает соблюдать порядок и избегать ситуаций с "зависшими" бронированиями. 

Преимущества такого подхода 

Использование штатных возможностей Битрикс24 для учета занятости переговорных комнат позволяет:

• Централизовать всю информацию о статусе помещений.
• Быстро находить свободное время для проведения встреч.
• Предотвратить двойные бронирования.
• Снизить количество конфликтов по времени.
• Упростить планирование для всех участников процесса.

Четкое отображение статуса переговорных способствует более комфортной работе внутри коллектива. Сотрудники могут легко планировать свои встречи, не тратя время на уточнения и переписки. Руководство получает прозрачную картину использования ресурсов компании, что помогает принимать обоснованные решения по их распределению. 

Для получения консультации по настройке или вопросам лицензирования портала звоните по телефону или оставляйте контактные данные. Специалисты компании “Лаборатория защиты информации” помогут подобрать оптимальное решение под запрос и обеспечат поддержку на всех этапах внедрения.