В бизнесе работа с документами — неотъемлемая часть управления сделками. У одних сотрудников сделки проходят быстро и документов немного, у других — проекты сложные, и документов больше. Часто бывает сложно быстро найти нужные файлы, особенно в разрезе месяца или года. Один из наших клиентов столкнулся с этой проблемой и обратился за решением. 

Предложено и реализовано следующее: в сделке определены поля типа "Файл" для хранения информации, таких как коммерческие предложения, например. Независимо от того, заполнены ли поля при создании или редактировании сделки, информация из них дублируется на вкладку "Файлы и папки". Это стандартный функционал списков Битрикс24. С документами можно работать как из сделки, так и из самого списка по всем сделкам, к которым у сотрудника есть доступ. 

Также документы сохраняются на Общем диске по структуре: год — название компании — название сделки. Попасть на диск можно как из поля Ссылка списка Файлы и папки, так и при входе непосредственно на диск. 

Права доступа настроены на основе информации из полей сделки с типом "Привязка к сотруднику", так как кроме ответственного за сделку есть и другие причастные лица.

Все сотрудники, включенные в сделку, могут просматривать и редактировать информацию в файлах, к которым у них есть доступ, не заходя непосредственно в CRM. При изменении файла можно увидеть, кем оно было совершено и когда. Система отслеживает изменения в реальном времени.

Также было учтено ограничение Битрикс на количество символов в названиях. А при выкладывании файлов на диск проверяется наличие папки с годом и компанией, чтобы избежать перезатирания данных. 

В списке хранятся только реальные физические файлы, в то время как на диске при создании папок сама папка сделки может быть пустой. Для скачивания доступен как весь архив документов по клику на ссылку Скачать в поле Файлы, так и единичный документ по клику на конкретный элемент. Таким образом работать с документами можно как массово, так и конкретно с тем или иным файлом.

Если вам нужны настройки по Битрикс24, обращайтесь в "Лабораторию защиты информации". Мы поможем сделать работу в корпоративном портале более эффективной и организованной.