Четыре механизма, которые избавили от ручной работы с долгами и документами. 

Юридический отдел и финансы - это зона, где ошибки дорого обходятся. Пропущенный срок, потерянное напоминание, ручная сверка платежей - всё это отнимает время и деньги. Мы сделали доработку Битрикс24, чтобы автоматизировать контроль дебиторской задолженности и документооборот, тем самым облегчить работу юристов с рутинными задачами.

Важно: все сроки и цвета можно настроить под процессы вашей компании. Далее описание доработок будет со случайными данными. 

1. Авансовые платежи: система следит, люди не отвлекаются 

Когда клиент работает по предоплате, важно вовремя заметить, что деньги не пришли, и отреагировать. Если следить за десятками сделок вручную - рано или поздно что-то пропустишь. 

Мы настроили простую цепочку действий в системе:

• За 3 дня до срока оплаты - если аванс ещё не пришёл, клиент получает письмо-напоминание о предстоящем платеже.
• Через 3 дня после срока - если аванс так и не поступил, уходит повторное уведомление.
• Через 6 дней просрочки система автоматически создаёт задачу для ответственного юриста. К задаче сразу прикрепляются договор и все сопутствующие документы. Юристу не нужно ничего искать - всё уже под рукой
• Когда аванс приходит - карточка сделки в общем списке становится зелёной. Видно сразу, заходить внутрь не нужно.

2. Постоплата: напоминаем, а не дёргаем

Любой бизнес, который работает с отсрочкой платежа, знает эту ситуацию: услугу оказали, документы закрыли, а деньги всё не приходят. Клиент не злостный неплательщик - просто закрутился, потерял счёт, уехал в отпуск. 

Мы убрали человеческий фактор. Система сама отслеживает сделки, где срок оплаты прошёл, а денег нет. Для этого мы настроили условие: если срок оплаты прошёл, статус оплаты не «оплачено» и сумма поступлений не равна сумме сделки, то через заданный промежуток (например, 7 дней) происходит две вещи: 

• Клиенту уходит вежливое письмо-напоминание.
• Юристу падает задача - проконтролировать оплату. Задача ставится одновременно с письмом, а не через 7 дней после него.

Теперь сотрудник знает о проблеме сразу, а не через неделю, когда клиент уже забыл о своём обещании. 

Почему это удобнее ручного контроля: раньше юристы обзванивали должников по спискам - тратили часы рабочего времени. Теперь клиентов уведомляет сама система, и делает регулярно. А если клиент ответил на письмо и что-то уточнил - юрист уже в курсе и может быстро подключиться. 

Эту настройку можно сделать под любые ключевые точки: закрывающие документы, завершение проектов - везде, где платежи зависают чаще всего. 

3. Клиент молчит: готовим претензию без рутины

Бывает так: срок оплаты вышел, клиент получил все уведомления, но не реагирует. Не отвечает на звонки, игнорирует письма. Вежливые напоминания не работают, пора подключать юридические инструменты. 

Автоматическое формирование претензии запускается, если оплата по сделке не произведена в полном объёме и задача от одного ответственного сотрудника передана другому на исполнение. Как только это происходит - система приступает к работе. 

Вот что делает CRM автоматически:

• Берет шаблон претензии. В первом абзаце автоматически указывает название организации-принципала.
• Далее подставляет сумму долга - цифрами и прописью. Сумма задолженности рассчитывается как разница между стоимостью услуг по договору и суммой уже оплаченных средств.
• Генерирует исходящий номер и подставляет его в претензию.

Юрист получает не финальный вариант, а готовый черновик. Поправить пару фраз гораздо быстрее, чем заполнять всё с нуля. Отправка претензии при этом остаётся в ручном режиме - система только готовит документ, а человек решает, когда и как его отправлять.

Плюс для отчётности: стадия «Отказ от оплаты» работает как маркер. Вы всегда видите, какие клиенты попали в проблемный список, и при необходимости пересматриваете условия работы с ними. 

4. Документы: контроль за подписанием УПД

На этом мы не остановились. Автоматизация затронула ещё один болезненный момент - работу с документами. Отправить, дождаться подписи, не потерять, вовремя напомнить. Раньше это съедало кучу времени. Теперь это выглядит иначе. 

Мы настроили контроль для двух типов документов: 

Электронный документооборот (ЭДО):

• Если клиент не подписал УПД в течение 7 дней - уходит автоматическое письмо.
• Если прошло ещё 3 дня, а реакции нет - система создаёт задачу юристу.

• Если через 15 дней после закрытия сделки нет скана подписанного УПД - клиенту снова уходит автоматическое письмо.
• Если прошло ещё 15 дней без реакции - задача юристу.

Что получили: система сама отслеживает сроки, напоминает клиентам и подключает юриста только тогда, когда действительно нужно вмешаться. Сотрудники занимаются делом, а не рассылкой «напоминаю в пятый раз». 

В этом кейсе мы показали четыре рабочих механизма: контроль авансов, постоплаты, автоматическую подготовку претензий и отслеживание подписания документов. Всё это работает в связке и закрывает 80% рутинных задач юридического отдела. Если хотите так же - настройку сделаем под ваши сроки и ваши шаблоны документов. Пишите.